Prima di locare un immobile è necessario assicurarsi dell’effettiva funzionalità e quindi:
• Che tutti gli impianti siano a norma;
• Che gli eventuali elettrodomestici (se inclusi nell’affitto) funzionino;
• Che i locali siano puliti e imbiancati;
• Che l'immobile sia dotato della certificazione energetica dell’immobile (APE), non scaduta.L'APE è un documento che certifica le caratteristiche energetiche di un immobile e le sintetizza, con una scala che va da A+ fino a G.
Nel contratto di locazione va inserita una apposita clausola, con la quale Il conduttore dichiara di aver ricevuto dal locatore tutte le informazioni e la documentazione in ordine all’attestazione della prestazione energetica, pena l'applicazione di una sanzione pecuniaria in solido tra le parti da € 1.000 ad € 4.000.
Inoltre per predisporre il contratto di locazione, prima della firma delle parti contraenti, si concorda con il locatore tutte le clausole e condizioni che regolano il contratto, modificando eventualmente le parti che non interessano o che devono subire una precisazione.
Solitamente il locatore, sulla base del contratto di locazione standard applica direttamente le modifiche alle clausole e ne concorda la validità con lo studio.
In questa prima fase della stipula del contratto occorrono i seguenti documenti:
• Fotocopia documento di identità, in corso di validità e codice fiscale del locatore;
• Fotocopia documento d'identità o passaporto, in corso di validità e codice fiscale del conduttore;
• Informazioni riguardo la residenza attuale del conduttore e se prenderà la residenza nell'immobile.
• scrizione alla Camera di Commercio per locazioni di immobili ad uso commerciale
• certificazioni impianti elettrico/idrico e gas e copia libretto della caldaia se presente;
• Se il conduttore è cittadino extracomunitario serve anche il permesso o la carta di soggiorno. Il permesso di soggiorno deve ovviamente sussistere ed essere valido non solo alla data di stipula del contratto ma per tutta la durata della locazione anche quando quest'ultima abbia durata superiore a quella del permesso di soggiorno. La scadenza del permesso di soggiorno, nel corso della locazione, può costituire motivo di risoluzione del contratto, per impossibilità sopravvenuta, a norma dell'articolo 1467 Codice civile;
• Elenco delle persone che occuperanno l’immobile.
• Dati dell'immobile concesso in locazione (visura catastale aggiornata o rogito);
• Piantina dell'immobile oggetto della locazione da allegare al contratto nel caso in cui la locazione sia parziale;
• Estratto conto spese condominiali per imputare correttamente l'eventuale addebito a conguaglio e la suddivisione tra canone di locazione e rimborso spese;
• Copia della Certificazione di prestazione energetica (APE) in cordo di validità in quanto i suoi dati devono essere obbligatoriamente indicati nel contratto di locazione;
• Attestazione rilasciata da associazione di categoria firmataria degli accordi locali nel caso in cui si debba stipulare un contratto di locazione a canone concordato. Questo documento è obbligatorio per usufruire dell'aliquota agevolata della cedolare secca;
• Documento firmato in tema di privacy dello studio professionale;
• Certificazione dati anagrafici dei familiari o delle persone conviventi con il conduttore in quanto dovranno essere espressamente indicati nel contratto;
• Codice IBAN del locatore per l'addebito telematico della marche da bollo, se dovute e dell'imposta di registro nel caso in cui il locatore stesso non eserciti l'opzione per la cedolare secca. Altrimenti, in caso di opzione, non sono dovute imposte di bollo e di registro;
• Copia dell'eventuale garanzia fideiussoria per l’affitto.
Una volta firmato dalle parti contraenti, il contratto è pronto per essere registrato. Esso deve essere registrato entro 30 giorni dalla stipula. La registrazione telematica consente di pagare immediatamente anche le imposte di bollo e di registro nell'ipotesi in cui il contratto di locazione sia soggetto a tassazione ordinaria. In caso invece di opzione per la cedolare secca nulla è dovuto per imposta di registro e bolli.
Prima dell'invio telematico, viene predisposto il Modello RLI che viene inviato al locatore per apporre la propria firma negli appositi spazi, anche per l'opzione per la cedolare secca se convenuta.
Si ricorda che sono obbligati alla registrazione telematica i possessore di almeno 10 immobili, gli agenti immobiliari e i professionisti a cui è stato dato l'incarico della registrazione.
Una volta effettuata la registrazione tramite il canale telematico lo studio provvede ad inviare al locatore, nell'arco di pochi giorni, la ricevuta di registrazione con il numero di registrazione attribuito dall'Ufficio finanziario per uso delle parti. Si ricorda che è fatto obbligo al locatore di fornire per iscritto al conduttore gli estremi di registrazione del contratto.
A questo punto la pratica si può dire conclusa.
La prima cosa da fare, a carico del locatore, è la consegna della cessione di fabbricato - entro 48 ore dall'insediamento del nuovo inquilino - vale a dire effettuare la denuncia di locazione alla Questura, al Commissariato di Polizia di zona o -ove non siano presenti tali Uffici- alla Polizia Municipale od al Sindaco in caso di affitto superiore ai 30 giorni. Questa comunicazione è prevista dalla legge 59/78 in materia di antiterrorismo. A questa incombenza è tenuto il proprietario. Questo vale solo nell'ipotesi in cui il conduttore sia cittadino non della Comunità europea perchè altrimenti la registrazione telematica vale come comunicazione di cessione di fabbricato.
E' opportuno, a tutela sia del proprietario che del conduttore, che al momento della conclusione del contratto di locazione vengano stilati dei verbali che fotografino nel modo più preciso, completo e dettagliato lo stato della casa e degli oggetti in essa contenuti. L'appartamento, dovrà infatti essere restituito nello stato in cui è stato consegnato -in conformità alla descrizione controfirmata ed accettata dalle parti, salvo quanto dovuto al normale uso della cosa locata.
L'inquilino, pur non essendo responsabile per il deterioramento dovuto a tempo ed usura, è invece responsabile per quei danni causati da cattiva manutenzione o da trascuratezza. In mancanza di documenti, si presume che l'immobile sia stato affittato in buono stato di conservazione. Non possono però essere adeguatamente tutelati gli arredamenti di cui non si fa menzione. E' nell'interesse di entrambe le parti, dunque, fornirsi di questi verbali, onde evitare un mero accertamento presuntivo successivo, che potrebbe dar luogo ad una valutazione sfavorevole ad una delle due parti. L'inquilino potrebbe trovarsi a dover risarcire danni da lui non compiuti, così come il proprietario potrebbe rischiare di non poter dimostrare la presenza in loco della mobilia che arredava l'appartamento. Al termine dell'affitto, sarà opportuno redigere un nuovo verbale, per confermare la riconsegna in tutte le sue parti.
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